介绍信的使用与管理

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介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。一个单位的工作人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。工会办公室介绍信的形式一般有两种：一种是秘书部门掌管的工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的。这是为请求或希望证明某种情况而使用的。这类介绍信书写时要求叙事清楚，语气和婉。工会办公室使用介绍信，应严格掌握制度，当开则开，不开空白介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信，转介绍信，以及进入特区介绍信，都要履行一定的手续。

一、开具介绍信的手续

需要单位介绍信者，应填写单位介绍信签批单，经主管领导批准后，工会办公室根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使领导掌握情况。

二、介绍信的管理

介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大机关、大单位的介绍信，要分给几个部门管理使用。秘书部门在给职能部门分发空白介绍信时必须严格履行登记签收手续。

三、使用介绍信须知

(一)工会办公室负责管理介绍信的秘书，应严格执行使用介绍信签批手续，否则出现问题无处查找。严禁发出空白介绍信。

(二)介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期五年。

(三)因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还。未及时退还的，秘书要去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。

(四)若发现介绍信丢失，领用人应立即向工会办公室反映，及时采取相应措施。

(五)工会办公室秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。

(六)一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书一定要将来人的介绍信收下备查。

(七)对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，工会办公室秘书要让该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。

四、转介手续

凭一个介绍信到一个单位联系工作的过程中，有时需要到该单位附属部门联系，可请该单位在介绍信背面转介。

五、使用介绍信注意事项

(一)使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要一一写清楚，防止冒用和欺诈。

(二)单位名称要用全称或规范化的简称，签署、用印、时间等要写明。

(三)介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出的信要一致。